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SEDE VIRTUAL

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política de tratamiento de datos personales de ANALFE, se desarrolla en virtud de la Ley 1581 de 2012, marco regulatorio para la protección de datos personales, la cual se orientó a desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionados en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política.

Dicho marco regulatorio, fue reglamentado parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, el cual dispone, entre otros aspectos, que los responsables del tratamiento tienen el deber de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales.

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.

2. DEFINICIONES: 

  • Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos:
  • Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento:
  • Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  •  Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento:
  • Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Aviso de privacidad:
  • Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Dato público:
  • Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato privado:  Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  • Datos sensibles:
  • Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Transferencia:
  • La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión:Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Usuario:  El usuario es la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en la ley, puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. 

3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es la siguiente persona jurídica:

    • Razón social: Analfe
    • NIT. 860.504.495-6
    • Domicilio: Bogotá D.C.
    • Dirección: Calle  24 D No 44 A -77
    • Correo electrónico: 
    • Teléfono: (601) 3440132


4. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.


5. AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, para el tratamiento de datos personales, ANALFE requiere la autorización previa e informada del Titular de la información, la cual, puede ser obtenida por cualquier medio que permita consulta posterior. Mediante dicha autorización se informa al titular sobre las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS

ANALFE, en el desarrollo de su objeto social, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley aplicable.

FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS 

ANALFE en el desarrollo de su objeto y sus relaciones con asociados, usuarios, empleados, proveedores, acreedores, clientes entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar los siguientes y que al aceptar esta política usted expresamente autoriza: 

  • Realizar transacciones en los portales de internet de ANALFE, sus asociados, clientes y proveedores.
  • Verificar transacciones y operaciones realizadas en los portales de ANALFE, sus clientes y proveedores.
  • Reversar transacciones y operaciones realizadas en los portales de internet de ANALFE, sus clientes y proveedores en caso de ser ello necesario.
  • Validar y/o compartir sus datos con entidades financieras y comercios para la realización, verificación y/o reversión de transacciones y operaciones realizadas en los portales de internet de ANALFE., sus clientes y proveedores. Enviar información del estado de las transacciones que realice el usuario a través de la página web analfe.org.co , sus clientes y proveedores.
  • Hacer uso de los datos para las finalidades descritas en los puntos anteriores, respecto de las transacciones y operaciones que se realicen con ANALFE., sus clientes y proveedores, cualquiera sea la forma o medio, sea este conocido o por conocerse para el momento de la publicación de esta política.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  • Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio, de acuerdo con lo establecido en la ley 1266 de 2008.
  • Hacer uso de sus datos con fines administrativos, comerciales, financieros, informativos, de mercadeo y venta a los participantes de los eventos organizados por la Agremiación, de los datos o bases de datos recolectados y almacenados por Analfe.
  • Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
  • Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus usuarios, proveedores, empleados y terceros vinculados.
  • Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo.
  • Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  • Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
  • Actividades de georreferenciación y estudios estadísticos.
  • Enviar información sobre actividades desarrolladas por la ANALFE. o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.
  • Compartir con terceros que colaboran con ANALFE y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, fondos de pensiones y cesantías, entidades bancarias, entre otros.
  • Ejecutar los contratos que tiene suscritos la empresa.
  • Soportar los procesos de auditoría de la empresa.
  • Desarrollar procesos de selección y contratación de la empresa.
  • Realizar cualquier actividad tendiente a prevenir el fraude y otras actividades ilegales o prohibidas por las leyes de la República de Colombia y/o leyes internacionales.
  • Mantener contacto con cada asociado, usuario, proveedor, cliente, entre otros para informarle acerca de eventos, servicios, logística de envío de información relacionada con las actividades que desarrolla para los asociados y fondos de empleados en general, con el fin de mantener un vínculo cercano y confiable con cada uno.
  • Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre Analfe y el Titular. En relación con lo anterior, ANALFE, podrá ejecutar las siguientes acciones:
  • Obtener, copiar, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la Ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
  • Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
  • Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
  • Transferir los datos o información parcial o total a sus establecimientos de comercio, empresas y/o entidades afiliadas.

Entre la información que guardamos se encuentra su nombre, teléfono, celular, dirección, cédula de ciudadanía, dirección de correo electrónico, entre otros, que son solicitados durante los procesos y diferentes actividades que desarrollamos.

Adicionalmente ANALFE registra con fines estadísticos, de medición, control y mejora en el rendimiento, la información referente a las acciones realizadas por sus usuarios; Entre ella se encuentra y no se limita a las visitas a nuestros sitios web, incluyendo las visitas a las páginas, el tiempo permanecido en ellas, los enlaces seleccionados, los términos de búsqueda introducidos y cualquier otra acción que realice para conectarse a la página web de ANALFE; el Protocolo de Internet (IP), tipo de navegador y lenguaje, los tiempos de acceso, el Identificador Uniforme de Recursos (URI) del sitio web desde el cual accedió a nuestro sitio y la URL que navega por fuera de nuestro sitio si selecciona un enlace a nuestro sitio.

7. DERECHOS:los titulares de la información tienen los siguientes derechos en relación con sus datos personales, consagrados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10de la Ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la respectiva base de datos.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

8. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

Los derechos previamente referidos podrán ejercerse puede ejercerse por las siguientes personas:

  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro o para otro.

8.1. Derecho de acceso o consulta

En observancia a lo consagrado en el 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

  • Al menos una vez cada mes calendario.
  • Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, ANALFE solamente podrá cobrar al titular de la información, gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, ANALFE deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a ANALFE, enviado a la dirección de correo electrónico: analfe@analfe.org.co indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta de datos personales”, o a través de correo postal remitido a Calle 24 D No 44 A -77. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
  • Correo electrónico u otro medio electrónico.
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por ANALFE.

Una vez recibida la solicitud, ANALFE, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

 

8.2. Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos personales mediante un escrito dirigido a ANALFE, vía correo electrónico a analfe@analfe.org.co, o a través de correo postal remitido a Calle  24 D No 44 A -77.

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del titular.
  • Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular y, en caso de que haya lugar, de la persona que lo representa, así como del documento que soporte la representación.
  • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda sobre “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

ANALFE, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

9. VIGENCIA

Las bases de datos responsabilidad de ANALFE serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, se procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.

La presente política de tratamiento permanece vigente desde _01 de 01 de 2022 y fue actualizada el día 06 de julio de 2026.